Gestão de Estoques no Varejo: Por que o ERP não é suficiente?
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Lucas Brasil

Perdas por ineficiências operacionais representam um custo invisível que destrói margens. A confiança excessiva em sistemas de gestão robustos e suas informações fazem com que esse tipo de perda passe despercebida por muitos varejistas. Afinal, por muito tempo o setor de prevenção de perdas foi visto com um setor relacionado à segurança das mercadorias.

A medida que migramos para a nova era da prevenção de perdas, é possível notar a importância que a qualidade dos dados possui na gestão de uma organização. Mesmo com o uso de ferramentas tecnológicas e sistemas de gestão ERP robustos, varejistas de todos os portes e segmentos sofrem com a falta de acuracidade dos estoques e, consequentemente, com grandes perdas.

Mas por que isso acontece? Nesse artigo vamos explorar as limitações de um sistema ERP e como implementar estratégias adicionais para otimizar sua gestão de estoques e impulsionar seus resultados no varejo.

O que são perdas por ineficiências operacionais

Perdas por ineficiências operacionais podem ser definidas como desperdícios de recursos, tempo e dinheiro devido a processos ineficientes dentro de uma organização. Essas perdas podem incluir:

  1. Rupturas por falta de acuracidade de estoques: Quando os registros de estoque não são atualizados com precisão, a empresa corre o risco de vender produtos que não estão mais disponíveis ou, ao contrário, de manter itens em estoque que não têm demanda.
  2. Vencimento de Produtos: Produtos perecíveis que não são vendidos antes da data de validade expirar resultam em perdas financeiras significativas.
  3. Excesso de Estoque: Manter estoques excessivos pode levar a custos desnecessários de armazenamento e obsolescência de produtos.
  4. Erros de Compra: Compras excessivas ou insuficientes de produtos devido a previsões imprecisas de demanda resultam em perdas financeiras.
  5. Avarias e Danos: Manuseio inadequado de produtos pode levar a danos e perdas de estoque.
  6. Perdas legais: quando multas são aplicadas pela fiscalização devido à inconsistências nas movimentações de estoques.

Por que o ERP não é suficiente?

Embora os sistemas ERP sejam valiosos para a gestão de estoques, eles não resolvem todos os problemas relacionados às perdas por ineficiências operacionais. Resumidamente, isso acontece pois suas informações são imprecisas. Segundo pesquisa da Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (ABRAPPE), até 25% dos estoques nos ERPs não correspondem o estoque real. Esse número chocante demonstra que a qualidade das suas informações presentes nos sistemas de gestão infelizmente é baixa.

Aqui estão algumas razões pelas quais essa falta de precisão ocorre:

  1. Dependência de Dados de Entrada Precisos: Os sistemas ERP dependem de dados precisos e atualizados. Se os funcionários não inserirem informações corretamente, os relatórios e previsões também serão imprecisos.
  2. Parametrização de sistemas: Os ERPs comumente são parametrizados com sistemas auxiliares para automatizar processos ou facilitar a troca de informações entre diferentes setores da empresa. Essa parametrização não é fácil de ser feita, e erros são difíceis de serem encontrados posteriormente.
  3. Falta de Flexibilidade: Os ERPs são projetados para seguir processos estruturados, o que pode não se adequar a todas as operações comerciais.
  4. Falta de Análise Preditiva: Os ERPs fornecem informações históricas, mas nem sempre têm recursos de análise preditiva avançada para ajudar na previsão de demanda futura. Ainda, o uso de informações imprecisas prejudica análises preditivas.

Caso queira conhecer alguns exemplos das ineficiências operacionais mais comuns, leia este artigo do nosso blog: “Perdas por ineficiências operacionais”.

O ERP continua sendo fundamental para a operação de varejo e contribui para gestão dos estoques. No entanto, deve-se ter cautela com o controle e uso de suas informações. Um bom ERP não é suficiente para evitar perdas por falta de ineficiências operacionais.

Como Evitar Perdas por Ineficiências Operacionais

Para evitar perdas significativas e ineficiências operacionais em sua empresa varejista, é importante adotar uma abordagem mais abrangente:

  1. Treinamento e Educação: Certifique-se de que sua equipe esteja bem treinada para usar o sistema ERP corretamente e entender a importância de dados precisos.
  2. Análise de Dados Avançada: Considere o uso de ferramentas de análise de dados avançadas para cruzar informações e identificar informações inconsistentes presentes no ERP.
  3. Aprimoramento de Processos: Revise e otimize regularmente seus processos operacionais para identificar e eliminar gargalos e ineficiências.
  4. Integração de Tecnologia: Além do ERP, considere a integração de outras tecnologias, como rastreamento de ativos e automação de pedidos.
  5. Auditorias de Estoques Regulares: Realize auditorias de estoques periódicas para garantir a precisão dos registros.

Em resumo, embora os sistemas ERP sejam ferramentas valiosas na gestão de estoques de uma empresa varejista, eles não são a solução completa para evitar perdas por ineficiências operacionais. É essencial adotar uma abordagem mais ampla, incluindo treinamento, análise de dados avançada e aprimoramento de processos, para garantir que sua empresa opere de maneira eficiente e minimize perdas financeiras. Ao fazer isso, você estará melhor preparado para enfrentar os desafios do mercado varejista de forma mais eficaz e garantir o sucesso a longo prazo de sua empresa.

Conheça a tecnologia da Destock para redução de perdas e melhoria da acuracidade de estoques

Para reduzir perdas e melhorar a acuracidade de estoques, a Destock possui uma tecnologia de cruzamento de dados capaz de identificar todas distorções de informações de estoques presentes nos ERPs. Por meio de análise das informações fiscais, é possível comparar a movimentação de mercadorias, gerar indicadores precisos de gestão de estoques e gerar relatórios de inconsistências.

Por meio da Destock é possível conhecer:

  • Acuracidade de estoques;
  • Produtos com maiores perdas;
  • Relação de produtos com problemas de descrição;
  • Relação de produtos com estoque negativo;
  • E muito mais.

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Problemas com cadastro de produtos e ineficiências operacionais geram perdas significativas para o varejo
Perdas por ineficiências operacionais: o custo invisível que destrói margens
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Lucas Brasil

Quando se trata de varejo, a palavra “perdas” geralmente evoca imagens de furtos, roubos e atividades ilícitas. No entanto, existe uma categoria igualmente prejudicial, porém muitas vezes negligenciada, de perdas: as perdas por ineficiências operacionais. Problemas com cadastro de produtos e ineficiências operacionais geram perdas significativas para o varejo. Dessa forma, neste artigo exploramos como as ineficiências operacionais afetam o varejo e por que o cadastro inadequado de produtos é uma preocupação central nesse cenário.

Ineficiências operacionais: muito além do óbvio

As ineficiências operacionais no varejo podem ser comparadas a goteiras persistentes, gradualmente minando os lucros e prejudicando a experiência do cliente. Embora muitas vezes sejam menos visíveis do que os furtos, essas ineficiências podem representar uma parcela significativa das perdas totais de uma empresa. Segundo o Portal Prevenir Perdas, em média, 20% das perdas totais ocorrem em razão de ineficiências operacionais. Portanto, vamos analisar alguns exemplos de ineficiências operacionais e suas consequências:

1. Recebimento de produtos não cadastrados

Imagine a seguinte situação: uma nova remessa de produtos chega à loja, mas, devido a problemas de comunicação, os itens não foram cadastrados corretamente no sistema. Isso resulta em dificuldades para rastrear os produtos, atualizar os níveis de estoque e precificar adequadamente os itens. Como resultado, a loja pode perder vendas devido à falta de disponibilidade de produtos e enfrentar dificuldades na gestão do estoque. Ainda, a ruptura operacional gera insatisfação do cliente. Por fim, o produto pode permanecer em local não apropriado aguardando sua regularização e deteriorar ou ocorrer quebras.

2. Utilização de fator de conversão das unidades

O uso inadequado de fatores de conversão de unidades pode levar a erros graves na precificação e na gestão de estoque. Por exemplo, se um produto é vendido tanto em unidades individuais quanto em pacotes maiores, a aplicação errônea dos fatores de conversão pode resultar em preços incorretos e registros de estoque imprecisos. Além disso, essa diferença acarreta riscos fiscais graves que podem acarretar em fiscalizações dos SPEDs mensais.

3. Produtos com mais de um código

Quando um produto é registrado no sistema com múltiplos códigos diferentes, surgem complicações na hora de rastrear as vendas e gerenciar o estoque. Isso pode levar a discrepâncias entre as quantidades registradas e as quantidades reais de produtos, impactando a capacidade da loja de atender à demanda dos clientes.

4. Transformação de produtos

A modificação de produtos antes da venda é comum em alguns segmentos do varejo. Se essas transformações não forem devidamente registradas, a loja pode enfrentar dificuldades para rastrear os custos de produção, determinar preços adequados e avaliar a rentabilidade desses produtos transformados.

5. Cadastro indevido de NCM

Cadastros incorretos de NCM podem resultar em problemas tributários e fiscais, além de afetar o fluxo de caixa da empresa. Erros nesse aspecto podem levar a multas e atrasos na liberação de mercadorias.

6. Erros na leitura de código de barras

Erros na leitura de códigos de barras podem levar a registros de vendas equivocados, problemas no controle de estoque e dificuldades na conciliação de transações. Isso pode resultar em desvios entre o estoque registrado no sistema e o estoque físico.

Investindo na eficiência operacional

É evidente que as ineficiências operacionais podem ter um impacto substancial nas operações varejistas e nos resultados financeiros. Felizmente, a boa notícia é que é possível evitar ou corrigir muitas dessas ineficiências com medidas relativamente simples. A seguir, discutimos como a redução dessas ineficiências pode ser uma alternativa vantajosa em relação a outros investimentos para prevenção de perdas:

  1. Baixo custo de implementação: Ao contrário de medidas de segurança que muitas vezes requerem investimentos significativos em sistemas de vigilância ou segurança, aprimorar a eficiência operacional muitas vezes exige principalmente melhorias nos processos internos e treinamento da equipe.
  2. Retorno de longo prazo: Investir na melhoria dos processos de cadastro de produtos e outras áreas operacionais não só reduz perdas imediatas, mas também contribui para resultados sustentáveis a longo prazo, aumentando a precisão do estoque, a satisfação do cliente e a eficiência geral da empresa.
  3. Experiência do cliente: Produtos corretamente cadastrados e preços precisos levam a uma melhor experiência do cliente. Clientes satisfeitos são mais propensos a voltar e a recomendar a loja a outras pessoas.
  4. Redução de multas e penalidades: O cadastro correto de informações, como NCM, evita problemas com as autoridades fiscais, reduzindo o risco de multas e penalidades.

Olhe para dentro de casa para reduzir perdas

Em resumo, as perdas por ineficiências operacionais no varejo são uma realidade muitas vezes subestimada, mas que merece atenção. Investir na otimização dos processos internos, especialmente no que diz respeito ao cadastro de produtos, não só pode reduzir perdas significativas, mas também melhorar a experiência do cliente e a saúde financeira da empresa. Em um ambiente altamente competitivo, as empresas varejistas não podem dar ao luxo de ignorar essas oportunidades de melhoria que podem fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso. É exatamente por isso que empresas já presentes na nova era da Prevenção de Perdas utilizam tecnologia e informação para guiar estratégias de correção de ineficiências operacionais.

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Gôndola vazia e cliente não pode comprar devido a ruptura operacional
Ruptura operacional: impactos, causas e como evitar
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Lucas Brasil

No mundo acelerado do varejo, um dos problemas mais frustrantes para os consumidores e empresas é a ruptura operacional. Ela ocorre quando produtos estão indisponíveis para compra no momento em que os clientes desejam adquiri-los, mesmo estando em estoque. Neste artigo, exploraremos o conceito de ruptura operacional, discutiremos os impactos significativos que ela pode causar e as principais causas desse problema no contexto do varejo brasileiro. Além disso, compartilharemos boas práticas que podem ajudar as empresas a evitar a ruptura operacional e aprimorar a experiência de compra dos clientes.

O que é Ruptura Operacional

A ruptura operacional é um fenômeno que ocorre quando produtos estão indisponíveis para compra, apesar de estarem armazenados nos estoques das lojas. Diferente da ruptura comercial, em que o produto não está disponível nem no estoque, na ruptura operacional o produto está presente no estoque, mas não é encontrado na área de exposição. Isso pode ocorrer devido a falhas no gerenciamento dos produtos, como problemas na reposição, organização inadequada nas prateleiras ou erros na comunicação interna.

A ruptura operacional no varejo brasileiro

No varejo brasileiro, a ruptura operacional é um desafio recorrente. Segunda a pesquisa da Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (ABRAPPE) de 2022, a taxa média no país chega até 9,62% dos produtos disponíveis nos estoques das lojas, dependendo do setor. Essa porcentagem representa perdas significativas em termos de vendas e fidelização dos clientes.

Segmentos como atacarejo, eletromóveis, lojas de departamentos e supermercados estão entre os mais afetados. Produtos de alta demanda, como alimentos perecíveis, itens de higiene pessoal e eletrônicos populares, são particularmente propensos a sofrer com a falta de disponibilidade nas prateleiras.

Por que ela acontece

Existem várias causas para a ocorrência da ruptura operacional no varejo brasileiro. Alguns dos principais motivos incluem:

a) Falhas na reposição: a falta de um processo de reposição dos produtos nas prateleiras eficiente e ágil pode causar gôndolas vazias. Isso pois a compra dos clientes pode ser maior que a reposição das gôndolas, causando indisponibilidade de produtos.

b) Organização inadequada das prateleiras: a falta de uma organização adequada das prateleiras, como falta de etiquetagem clara e desorganização dos produtos, pode levar os clientes a não encontrarem os itens que desejam comprar. Ainda, pode ocorrer a falta de espaço para exposição dos produtos.

c) Erros na comunicação interna: a falta de uma comunicação efetiva entre os setores de estoque, vendas e reposição faz com que informações sobre a disponibilidade dos produtos possam ser perdidas, resultando em ruptura operacional. Pode ocorrer, inclusive, desconhecimento dos colaboradores sobre os produtos em estoque.

d) Falta de monitoramento, controle e acurácia de estoque: a ausência de sistemas de monitoramento de estoque precisos e em tempo real pode levar a erros no controle de inventário, resultando em falta de produtos na área de exposição. Por exemplo, códigos emitidos erroneamente pelo ERP podem fazer com que o sistema de gestão aponte ausência de estoque de um produto, sendo que ele está em estoque, porém com outro código.

Boas práticas para evitar ruptura operacional

A resposta para evitar rupturas operacionais não se limita a realização de inventários ou uso de um sistema de gestão. Afinal, uma vez que a loja é aberta, as informações do inventário já são alteradas. Ainda, sistemas de gestão apresentam erros e falta de parametrização que acarretam em acurácia de estoques insatisfatória. Para evitar a ruptura operacional e garantir uma experiência de compra satisfatória, as empresas podem adotar algumas boas práticas:

a) Implementar um sistema eficiente de reposição: estabelecer um sistema de reposição ágil e bem estruturado, baseado em previsões de demanda e monitoramento do estoque, é essencial para evitar a ruptura operacional.

b) Investir na organização das prateleiras: garantir que as prateleiras estejam organizadas de forma clara e acessível, com etiquetas visíveis e produtos bem arranjados, ajuda os clientes a localizarem facilmente o que desejam comprar.

c) Aprimorar a comunicação interna: promover uma comunicação eficiente entre os setores de estoque, vendas e reposição é fundamental para manter todos os envolvidos cientes da disponibilidade dos produtos e evitar falhas na exposição.

d) Utilizar tecnologias de acurácia de estoque: investir em sistemas de verificação de erros nos estoques sistêmicos pode ajudar a evitar a ruptura operacional, permitindo um controle mais preciso e atualizado dos produtos em estoque e na área de exposição.

Conclusão

A ruptura operacional é um desafio enfrentado pelo varejo brasileiro, resultando em perdas de vendas e insatisfação dos clientes. No entanto, ao adotar boas práticas, como sistemas eficientes de reposição, organização das prateleiras, melhoria na comunicação interna e investimento em tecnologias de monitoramento de estoque, as empresas podem minimizar os impactos da ruptura operacional. Ao garantir que os produtos estejam disponíveis nas áreas de exposição quando os clientes desejam adquiri-los, as empresas podem melhorar a experiência de compra, aumentar a satisfação do cliente e impulsionar seu desempenho no mercado varejista.

Gondolas vazias em um supermercado
Os impactos da ruptura de estoques para o varejo
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Lucas Brasil

A taxa média anual de ruptura no varejo brasileiro em 2021 foi de 11,28%, segundo a Super Varejo. Isso quer dizer que, a cada 100 produtos (SKUs) cadastrados em uma loja, mais de 11 não estavam disponíveis para o cliente comprar.

A disponibilidade de estoque dos produtos nos diversos canais das empresas varejistas tornou-se o principal desafio em razão do novo cenário imposto pela pandemia, que acelerou as vendas online. Esta é a realidade de milhares de empresas no Brasil e no mundo e representa um alerta para a necessidade de buscar soluções para acuracidade dos estoques.

O que é ruptura de estoques

 A ruptura de estoques é a ausência de um produto em estoque para a venda. Existem dois tipos de ruptura: a ruptura operacional e ruptura comercial.

A ruptura operacional ocorre quando os produtos armazenados no depósito da loja não estão expostos na área de vendas. Ou seja, o dinheiro está imobilizado em produtos que não vendem porque não estão ao alcance do cliente. Isso pode acontecer caso a velocidade de compras dos clientes seja superior à velocidade de reposição das gôndolas, por falta de espaço de exposição ou pelo desconhecimento dos colaboradores do produtos que estão em estoque.

A ruptura comercial ocorre quando produtos acabam sem ter seu ressuprimento. Isso pode acontecer por compras insuficientes para suprir a demanda ou pela falta do pedido de reposição.

Impactos da ruptura

A ruptura significa, na grande maioria das vezes, perda imediata de venda. Imagine que um consumidor entre em uma loja disposto a comprar um produto e não o encontre. Segundo uma pesquisa norte-americana recente, 65% deles vão tentar encontrar seu produto em outra loja. Mas aí tem um agravante: caso ele encontre o produto na concorrência, há o risco de fidelização a ela, abandonando de vez a loja com ruptura do produto.

Causas das rupturas

Uma das razões possíveis para que isso ocorra é que o estoque sistêmico – aquele que você consulta no computador – indica a presença do produto, enquanto o estoque físico, na realidade, está esgotado.

Como você pode observar, são detalhes da movimentação diária da empresa que podem causar grandes estragos e perdas significativas de clientes e, consequentemente, de faturamento.

Não há dúvida de que o controle dos estoques e a disponibilidade correta de produtos é essencial para evitar perdas de clientes e de faturamento.

Contudo, estoque sistêmico diferente do estoque físico é uma situação que ocorre com enorme frequência no varejo, e, mesmo podendo ser temporariamente corrigida no inventário, logo se repete. Além disso, a falta do produto desejado no ponto de venda é um dos principais motivos de insatisfação do cliente.

O que fazer para evitar rupturas

Uma gestão eficiente dos estoques é de vital importância para a sobrevivência e a escalabilidade das empresas varejistas, pois um bom gerenciamento de armazéns pode gerar um planejamento de compras e um supply chain muito mais assertivo.

A Destock previne seus clientes contra as rupturas ao detectar e corrigir divergências entre o estoque físico e o estoque sistêmico, com confiabilidade e rapidez analítica.

Este é um grande passo para garantir os melhores resultados para a  empresa. Se você deseja saber sobre quais caminhos seguir em direção à governança de estoques e evitar perdas e rupturas, entre em contato clicando aqui.

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