No mundo acelerado do varejo, um dos problemas mais frustrantes para os consumidores e empresas é a ruptura operacional. Ela ocorre quando produtos estão indisponíveis para compra no momento em que os clientes desejam adquiri-los, mesmo estando em estoque. Neste artigo, exploraremos o conceito de ruptura operacional, discutiremos os impactos significativos que ela pode causar e as principais causas desse problema no contexto do varejo brasileiro. Além disso, compartilharemos boas práticas que podem ajudar as empresas a evitar a ruptura operacional e aprimorar a experiência de compra dos clientes.

O que é Ruptura Operacional

A ruptura operacional é um fenômeno que ocorre quando produtos estão indisponíveis para compra, apesar de estarem armazenados nos estoques das lojas. Diferente da ruptura comercial, em que o produto não está disponível nem no estoque, na ruptura operacional o produto está presente no estoque, mas não é encontrado na área de exposição. Isso pode ocorrer devido a falhas no gerenciamento dos produtos, como problemas na reposição, organização inadequada nas prateleiras ou erros na comunicação interna.

A ruptura operacional no varejo brasileiro

No varejo brasileiro, a ruptura operacional é um desafio recorrente. Segunda a pesquisa da Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (ABRAPPE) de 2022, a taxa média no país chega até 9,62% dos produtos disponíveis nos estoques das lojas, dependendo do setor. Essa porcentagem representa perdas significativas em termos de vendas e fidelização dos clientes.

Segmentos como atacarejo, eletromóveis, lojas de departamentos e supermercados estão entre os mais afetados. Produtos de alta demanda, como alimentos perecíveis, itens de higiene pessoal e eletrônicos populares, são particularmente propensos a sofrer com a falta de disponibilidade nas prateleiras.

Por que ela acontece

Existem várias causas para a ocorrência da ruptura operacional no varejo brasileiro. Alguns dos principais motivos incluem:

a) Falhas na reposição: a falta de um processo de reposição dos produtos nas prateleiras eficiente e ágil pode causar gôndolas vazias. Isso pois a compra dos clientes pode ser maior que a reposição das gôndolas, causando indisponibilidade de produtos.

b) Organização inadequada das prateleiras: a falta de uma organização adequada das prateleiras, como falta de etiquetagem clara e desorganização dos produtos, pode levar os clientes a não encontrarem os itens que desejam comprar. Ainda, pode ocorrer a falta de espaço para exposição dos produtos.

c) Erros na comunicação interna: a falta de uma comunicação efetiva entre os setores de estoque, vendas e reposição faz com que informações sobre a disponibilidade dos produtos possam ser perdidas, resultando em ruptura operacional. Pode ocorrer, inclusive, desconhecimento dos colaboradores sobre os produtos em estoque.

d) Falta de monitoramento, controle e acurácia de estoque: a ausência de sistemas de monitoramento de estoque precisos e em tempo real pode levar a erros no controle de inventário, resultando em falta de produtos na área de exposição. Por exemplo, códigos emitidos erroneamente pelo ERP podem fazer com que o sistema de gestão aponte ausência de estoque de um produto, sendo que ele está em estoque, porém com outro código.

Boas práticas para evitar ruptura operacional

A resposta para evitar rupturas operacionais não se limita a realização de inventários ou uso de um sistema de gestão. Afinal, uma vez que a loja é aberta, as informações do inventário já são alteradas. Ainda, sistemas de gestão apresentam erros e falta de parametrização que acarretam em acurácia de estoques insatisfatória. Para evitar a ruptura operacional e garantir uma experiência de compra satisfatória, as empresas podem adotar algumas boas práticas:

a) Implementar um sistema eficiente de reposição: estabelecer um sistema de reposição ágil e bem estruturado, baseado em previsões de demanda e monitoramento do estoque, é essencial para evitar a ruptura operacional.

b) Investir na organização das prateleiras: garantir que as prateleiras estejam organizadas de forma clara e acessível, com etiquetas visíveis e produtos bem arranjados, ajuda os clientes a localizarem facilmente o que desejam comprar.

c) Aprimorar a comunicação interna: promover uma comunicação eficiente entre os setores de estoque, vendas e reposição é fundamental para manter todos os envolvidos cientes da disponibilidade dos produtos e evitar falhas na exposição.

d) Utilizar tecnologias de acurácia de estoque: investir em sistemas de verificação de erros nos estoques sistêmicos pode ajudar a evitar a ruptura operacional, permitindo um controle mais preciso e atualizado dos produtos em estoque e na área de exposição.

Conclusão

A ruptura operacional é um desafio enfrentado pelo varejo brasileiro, resultando em perdas de vendas e insatisfação dos clientes. No entanto, ao adotar boas práticas, como sistemas eficientes de reposição, organização das prateleiras, melhoria na comunicação interna e investimento em tecnologias de monitoramento de estoque, as empresas podem minimizar os impactos da ruptura operacional. Ao garantir que os produtos estejam disponíveis nas áreas de exposição quando os clientes desejam adquiri-los, as empresas podem melhorar a experiência de compra, aumentar a satisfação do cliente e impulsionar seu desempenho no mercado varejista.

O tema “Compliance”, ou governança está em alta

Desde janeiro de 2022, a busca pelo termo ESG (Governança ambiental, social e corporativa, em sua sigla em inglês) no motor de pesquisa do Google aumentou em cinco vezes, segundo o Google Trends. Isso se deve a uma série de fatores que colocaram a governança em alta na agenda de muitas instituições, tais como:

1. Escândalos de corrupção e má gestão: Uma série de casos de corrupção e má gestão em empresas, governos e outras instituições levaram a um aumento da demanda por maior transparência e prestação de contas.

2. Pressão dos investidores: Os investidores estão cada vez mais exigentes em relação à governança das empresas em que investem, buscando garantir que elas estejam operando de forma sustentável e responsável.

3. Mudanças regulatórias: Regulamentações e leis estão cada vez mais exigentes em relação à governança de empresas.

Portanto, a governança é importante pois ajuda a garantir a transparência, a prestação de contas, a ética e a eficácia das instituições. Uma boa governança também pode aumentar a confiança dos investidores e melhorar o desempenho das empresas e organizações governamentais e não governamentais. Por essas razões, a governança continuará a ser um tema importante e em alta por muitos anos.

Dentro do setor varejista, o Compliance de Estoques pode ser considerado principal fator determinante da governança empresarial. Isso ocorre pois toda atividade exercida por uma empresa varejista é reflexo da sua gestão de estoques. Mas, o que é o compliance de estoques e qual sua relação com riscos empresariais?

Este artigo irá descrever o que é Compliance de Estoque, suas consequências para empresas e possíveis riscos empresariais que ele pode gerar.

O que é Compliance de Estoques

Compliance de estoques é um conjunto de práticas e procedimentos que visa assegurar que a gestão de estoques de uma empresa esteja em conformidade com leis, regulamentos, normas e padrões internos e externos aplicáveis.

Isso significa que as empresas devem adotar medidas para garantir a integridade e confiabilidade das informações relacionadas ao estoque. As medidas devem também garantir a legalidade e a transparência dos processos de gestão de estoques.

O compliance de estoques também inclui a adoção de medidas de controle interno para prevenir e detectar possíveis irregularidades e desvios no estoque, tais como fraudes, erros de contagem ou movimentações indevidas.

Em resumo, o objetivo do compliance de estoques é garantir que as empresas mantenham um gerenciamento eficaz e ético do estoque, assegurando a conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis e a manutenção da confiança dos seus stakeholders.

Profissionais do varejo adotando práticas de Compliance de Estoques

Compliance de estoques e riscos à conformidade

A conformidade com as leis e normas regulatórias é um fator importante na gestão de riscos empresariais. As empresas que não estão em conformidade com as normas podem enfrentar multas, sanções e até mesmo processos judiciais. Portanto, a adoção de práticas de Compliance de Estoques ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e normas aplicáveis, reduzindo o risco de sanções e multas.

Segundo pesquisa de 2020 do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), as fiscalizações estaduais aplicam mais de 192 mil autos de infração de ICMS por ano. Segundo a mesma pesquisa, esses autos geram mais de R$69 bilhões em multas para as empresas. Ainda, o IBPT afirma que 80% dos autos de infração de ICMS são aplicados em empresas de grande porte.

Números da fiscalização no Brasil, segundo IBPT (2020)

Os números demonstram o risco expressivo representado por ausência ou por problemas com compliance de estoques. Considerando que empresas de grande porte, por serem mais reguladas e visadas, não compram ou vendem produtos sem notas fiscais, pode-se concluir que boa parte das multas de ICMS são devidas a inconformidades nas obrigações acessórias e não necessariamente na sonegação do imposto.

Entre as inconformidades mais comuns dentro estão as diferenças entre estoque declarado e estoque real. Essas diferenças ocorrem por situações da operação que refletem na informação transmitida, como problemas de cadastro e falta de baixa de itens (caso queira saber mais, entre em nosso artigo que contém os oito principais motivos causadores de multas de ICMS).

Além dos significativos valores das multas de ICMS, prazos para defesa tendem a ser curtos. Ainda, como a responsabilidade fiscal é de cinco anos, a obtenção e análise de informações de exercícios anteriores pode ser demorada e trabalhosa. Ou seja, falta de Compliance de Estoques representa também trabalho excessivo para o Governo, demandando dias de dedicação para atendimento à fiscalização.

O Compliance de Estoques é fundamental e impacta a empresa como um todo

Acima foram citados os principais riscos ao setor de Compliance de uma empresa varejistas. Porém, o compliance de estoques afeta diretamente vários setores da organização. Isso ocorre porque o estoque é um elemento crítico para o funcionamento do negócio, afetando desde as operações diárias até a satisfação do cliente e a lucratividade da empresa.

Alguns dos principais setores, além do de Compliance, que são impactados pelo Compliance de Estoques em uma empresa varejista são:

1. Compras: O departamento de compras é responsável por garantir que os produtos necessários estejam disponíveis em estoque e que as negociações com fornecedores sejam feitas de forma transparente e legal. O compliance de estoques é fundamental para evitar compras excessivas ou inadequadas, o que pode levar a prejuízos financeiros e a perda de credibilidade junto aos fornecedores.

2. Logística: O setor de logística é responsável pelo fluxo de mercadorias desde a entrada no estoque até a entrega ao cliente. O compliance de estoques é fundamental para garantir que as mercadorias sejam armazenadas e movimentadas adequadamente, de acordo com as normas de segurança e regulamentações aplicáveis, evitando possíveis danos ou perdas.

3. Vendas: O setor de vendas é responsável por atender às demandas dos clientes e garantir a satisfação deles. O compliance de estoques é fundamental para garantir que os produtos estejam disponíveis em quantidade suficiente e em boas condições para venda, bem como para evitar problemas como produtos vencidos ou com defeito.

4. Financeiro: O setor financeiro é responsável por controlar os recursos financeiros da empresa e garantir a conformidade com as leis e regulamentações fiscais. O compliance de estoques é fundamental para garantir a acuracidade dos registros contábeis e evitar possíveis irregularidades, tais como roubo ou fraude.

Em resumo, o compliance de estoques afeta vários setores dentro de uma empresa varejista, sendo fundamental para garantir o bom funcionamento do negócio, a satisfação dos clientes, a lucratividade da empresa e a conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.

Use tecnologia para evitar riscos

O uso de tecnologias pode ser uma estratégia eficaz para garantir o compliance de estoques em uma empresa. Isso porque as tecnologias permitem um maior controle e visibilidade sobre o estoque, além de automatizar processos e reduzir a possibilidade de erros humanos.

De código de barras à ferramentas de Business Intelligence e automação de processos, o uso de tecnologias pode ser uma estratégia eficaz para garantir o compliance de estoques, reduzindo a possibilidade de erros e irregularidades e permitindo a identificação de oportunidades de melhoria.

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