Perdas por ineficiências operacionais representam um custo invisível que destrói margens. A confiança excessiva em sistemas de gestão robustos e suas informações fazem com que esse tipo de perda passe despercebida por muitos varejistas. Afinal, por muito tempo o setor de prevenção de perdas foi visto com um setor relacionado à segurança das mercadorias.
A medida que migramos para a nova era da prevenção de perdas, é possível notar a importância que a qualidade dos dados possui na gestão de uma organização. Mesmo com o uso de ferramentas tecnológicas e sistemas de gestão ERP robustos, varejistas de todos os portes e segmentos sofrem com a falta de acuracidade dos estoques e, consequentemente, com grandes perdas.
Mas por que isso acontece? Nesse artigo vamos explorar as limitações de um sistema ERP e como implementar estratégias adicionais para otimizar sua gestão de estoques e impulsionar seus resultados no varejo.
O que são perdas por ineficiências operacionais
Perdas por ineficiências operacionais podem ser definidas como desperdícios de recursos, tempo e dinheiro devido a processos ineficientes dentro de uma organização. Essas perdas podem incluir:
- Rupturas por falta de acuracidade de estoques: Quando os registros de estoque não são atualizados com precisão, a empresa corre o risco de vender produtos que não estão mais disponíveis ou, ao contrário, de manter itens em estoque que não têm demanda.
- Vencimento de Produtos: Produtos perecíveis que não são vendidos antes da data de validade expirar resultam em perdas financeiras significativas.
- Excesso de Estoque: Manter estoques excessivos pode levar a custos desnecessários de armazenamento e obsolescência de produtos.
- Erros de Compra: Compras excessivas ou insuficientes de produtos devido a previsões imprecisas de demanda resultam em perdas financeiras.
- Avarias e Danos: Manuseio inadequado de produtos pode levar a danos e perdas de estoque.
- Perdas legais: quando multas são aplicadas pela fiscalização devido à inconsistências nas movimentações de estoques.
Por que o ERP não é suficiente?
Embora os sistemas ERP sejam valiosos para a gestão de estoques, eles não resolvem todos os problemas relacionados às perdas por ineficiências operacionais. Resumidamente, isso acontece pois suas informações são imprecisas. Segundo pesquisa da Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (ABRAPPE), até 25% dos estoques nos ERPs não correspondem o estoque real. Esse número chocante demonstra que a qualidade das suas informações presentes nos sistemas de gestão infelizmente é baixa.
Aqui estão algumas razões pelas quais essa falta de precisão ocorre:
- Dependência de Dados de Entrada Precisos: Os sistemas ERP dependem de dados precisos e atualizados. Se os funcionários não inserirem informações corretamente, os relatórios e previsões também serão imprecisos.
- Parametrização de sistemas: Os ERPs comumente são parametrizados com sistemas auxiliares para automatizar processos ou facilitar a troca de informações entre diferentes setores da empresa. Essa parametrização não é fácil de ser feita, e erros são difíceis de serem encontrados posteriormente.
- Falta de Flexibilidade: Os ERPs são projetados para seguir processos estruturados, o que pode não se adequar a todas as operações comerciais.
- Falta de Análise Preditiva: Os ERPs fornecem informações históricas, mas nem sempre têm recursos de análise preditiva avançada para ajudar na previsão de demanda futura. Ainda, o uso de informações imprecisas prejudica análises preditivas.
Caso queira conhecer alguns exemplos das ineficiências operacionais mais comuns, leia este artigo do nosso blog: “Perdas por ineficiências operacionais”.
O ERP continua sendo fundamental para a operação de varejo e contribui para gestão dos estoques. No entanto, deve-se ter cautela com o controle e uso de suas informações. Um bom ERP não é suficiente para evitar perdas por falta de ineficiências operacionais.
Como Evitar Perdas por Ineficiências Operacionais
Para evitar perdas significativas e ineficiências operacionais em sua empresa varejista, é importante adotar uma abordagem mais abrangente:
- Treinamento e Educação: Certifique-se de que sua equipe esteja bem treinada para usar o sistema ERP corretamente e entender a importância de dados precisos.
- Análise de Dados Avançada: Considere o uso de ferramentas de análise de dados avançadas para cruzar informações e identificar informações inconsistentes presentes no ERP.
- Aprimoramento de Processos: Revise e otimize regularmente seus processos operacionais para identificar e eliminar gargalos e ineficiências.
- Integração de Tecnologia: Além do ERP, considere a integração de outras tecnologias, como rastreamento de ativos e automação de pedidos.
- Auditorias de Estoques Regulares: Realize auditorias de estoques periódicas para garantir a precisão dos registros.
Em resumo, embora os sistemas ERP sejam ferramentas valiosas na gestão de estoques de uma empresa varejista, eles não são a solução completa para evitar perdas por ineficiências operacionais. É essencial adotar uma abordagem mais ampla, incluindo treinamento, análise de dados avançada e aprimoramento de processos, para garantir que sua empresa opere de maneira eficiente e minimize perdas financeiras. Ao fazer isso, você estará melhor preparado para enfrentar os desafios do mercado varejista de forma mais eficaz e garantir o sucesso a longo prazo de sua empresa.
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- Relação de produtos com problemas de descrição;
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