Em 1912, o Titanic deixou a Inglaterra a caminho de Nova York, mas nunca chegou. O iceberg que atingiu no Atlântico Norte, segundo a maioria das estimativas, era apenas de pequeno a médio porte. Mas a mensagem que o iceberg enviou foi clara: não importa o tamanho dos navios, ou quão grande é sua engenharia, eles não estavam imunes aos perigos que os icebergs apresentavam. A realidade é que todos os dias sua empresa é forçada a navegar em um campo de icebergs, qualquer um dos quais pode ameaçar “afundar seu navio” se não for detectado cedo o suficiente, dando a você tempo suficiente para evitar a colisão.

Um dos icebergs é o estoque em seu depósito.

Quando pergunto às pessoas quanto elas acham que custa manter estoque em seu depósito, as respostas que ouço variam muito. A resposta mais comum que ouço, porém, é: “Com os juros de hoje, não muito”. Como diz o ditado. Os juros que você paga em seu inventário representam apenas “a ponta do iceberg”. Na verdade, embora varie dependendo do seu setor, os juros que você paga em seu estoque podem representar menos de 5% do custo total de manter esse estoque!

O iceberg do estoque

Como um iceberg, a maior parte do seu custo de transporte está escondida sob a água. Esta é a parte do iceberg que pode afundar sua empresa se não for reconhecida em breve. Vamos explorar algumas das áreas que contribuem para o custo total do estoque e por que é importante lembrá-los ao considerar a quantidade de estoque que você pode transportar confortavelmente:

Custo do capital empregado

O primeiro, e de longe o maior fator no custo de manutenção de estoque é o custo do dinheiro. Sim, isso inclui os juros que você está pagando pelo seu dinheiro, mas é muito mais do que isso. A maior parte do custo do dinheiro vem do custo de oportunidade perdido. Se você atualmente tem $ 5.000.000 em estoque, provavelmente tem isso em uma linha de crédito. Se você pudesse reduzir seu estoque para $ 4.000.000, o que faria com os $ 1.000.000 de aumento do fluxo de caixa? Você deixaria ficar sem uso? Mais do que provavelmente, não. Você provavelmente o reinvestiria onde pudesse ajudar sua empresa. Novos caminhões, territórios expandidos, pessoas adicionais e tecnologia mais nova e mais eficiente tornam-se possíveis com esse fluxo de caixa aumentado.

Esse custo é normalmente visto como cerca de 15% do seu estoque médio.

Armazenagem

Se você possui ou aluga, você está pagando pelo espaço do depósito. Quanto mais estoque você tiver, mais espaço de depósito você precisará. Além disso, você pode ter um conjunto caro de racks, transportadores e equipamentos de movimentação. Se você não tivesse tanto estoque, o que faria com a necessidade de espaço menor? Você teria um armazém menor? Você poderia alugar o espaço extra? Você expandiria suas ofertas de produtos? Em caso afirmativo, verifique “Custo de oportunidade”.

O custo de armazenamento normalmente adiciona 4% ao seu custo de transporte.

Impostos

Como disse Ronald Reagan, “a visão do governo sobre a economia pode ser resumida em algumas frases curtas: se ela se mover, taxe-a. Se ela continuar se movendo, regule-a. E se parar de se mover, subsidiem-na.” Seu estoque está sempre em movimento… então o governo irá tributá-lo. Quanto mais estoque você tiver, mais impostos você pagará. A maioria das regras contábeis vê o estoque como um ativo. Sempre que você aumenta o estoque, ele aparece como um “lucro” e será tributado como tal.

Os impostos geralmente adicionam 2,5% ao seu custo anual de transporte.

Obsolescência

Não há como negar, tão rapidamente quanto as tendências vêm e vão, haverá momentos em que os produtos em seu inventário se tornarão obsoletos. Não importa o quão eficiente seja sua equipe de compras ou há quanto tempo eles estão em suas funções, eles não podem prever todas as mudanças no mercado. Se você tiver videocassetes em seu armazém hoje, é uma aposta segura que eles não irão a lugar nenhum.

As perdas típicas devido à obsolescência e deterioração são de 1%.

Perdas

Esta categoria não deve ser confundida com obsolescência. Inclui o estoque que entrou no depósito e deveria ter sido vendido, mas não pode e não será. Enquanto a obsolescência e a deterioração têm a ver com a compra e a demanda do mercado, o furto e os danos podem ser frequentemente atribuídos ao comportamento humano em seu armazém. Embora esse custo possa variar muito de um setor para outro, e muitas vezes pode ser controlado e reduzido, ele nunca pode ser realmente eliminado.

Quer uma empilhadeira atinja um palete, uma jarra seja derrubada durante o manuseio ou alguém fique excessivamente zeloso com um cortador de caixa, os produtos danificados em um armazém são um fato da vida e devem ser contabilizados. Quanto mais tempo algo ficar em seu depósito, maior o risco de ser danificado ou desaparecer.

O custo típico associado às perdas é de 1%.

Seguro

Sua companhia de seguros provavelmente está cobrando de você com base na quantidade média de estoque que você tem disponível em seu depósito. Embora esse custo não seja enorme, ainda está presente.

Os custos de seguro são tipicamente 0,5%.

Quando tudo é somado, o custo de transportar seu estoque pode facilmente ultrapassar 25%!

E aí você chega lá. O que começou como um pequeno problema, pagar juros de 1 a 2% em seu estoque, tornou-se um enorme passivo que pode ameaçar afundar sua empresa se não for gerenciado adequadamente. Afinal, não foi a ponta do iceberg que afundou o Titanic; era a seção muito maior que estava escondida sob a água.

Tradução livre de https://k3s.com/the-inventory-iceberg-how-much-is-inventory-costing-you/#:~:text=the%20interest%20you%20pay%20on,cost%20of%20carrying%20that%20inventory

Observação: Valores mencionados no texto se referem ao mercado norte-americano.

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A má gestão dos estoques pode ocasionar mais do que simples gargalos operacionais. Quando se fala em controle de estoque sob o ponto de vista fiscal, fica claro que não ter um domínio desses dados acaba se transformando em ônus para a empresa, que terá que arcar com possíveis autos de infração devido a inconsistências relacionadas a obrigações fiscais.

Nesse sentido, é primordial que você entenda que todos os dados gerados pelo estoque devem ser controlados minuciosamente tendo como base a legislação fiscal. Ainda, vale dizer que a própria fiscalização também vem se reinventando durante a Era Digital, portanto saber como comunicar essas informações corretamente fará total diferença no resultado da companhia.

Para entender mais sobre os impactos do estoque na parte fiscal da sua empresa, além de saber como ter uma governança dos dados gerados, leia este texto até o fim!

Controle de estoque sob o foco fiscal

Sabe-se que o controle de estoque é essencial, tendo em vista o alcance de resultados gerenciais e o próprio desempenho da organização, além, é claro, desse controle afetar diretamente a determinação de lucros. Portanto, o registro dos estoques, matérias-primas e outros insumos é indispensável para empresas de qualquer porte.

Contudo, diante das transformações tecnológicas e digitais da sociedade, o fisco também vem sofrendo mudanças, o que faz com que os processos de fiscalização sejam intensificados e que as auditorias eletrônicas sejam cada vez mais recorrentes. Para se ter ideia, o fisco já conta com tecnologia capaz de realizar auditorias com o uso de inteligência artificial, por exemplo, gerando dados de forma automática.

E o que isso significa para a sua empresa? Isso quer dizer que controlar o estoque não é mais uma obrigação secundária. Ter um controle preciso dos estoques é fundamental para mitigar riscos fiscais, uma vez que, a partir desse controle, a fiscalização realizará operações de cruzamento de estoque, capazes de averiguar a consistência das informações prestadas.

Como o estoque pode gerar risco fiscal

Como dissemos, a forma como a sua empresa lida com os dados do estoque, além, é claro, do próprio estoque físico, pode resultar em penalidades fiscais. Veja alguns pontos que podem gerar esse risco.

No cadastramento de produtos

Quando um mesmo produto, com a mesma descrição, tem mais de um código de entrada, isso gera um desalinhamento de informações do estoque. Nesse caso, a fiscalização vai entender que determinado produto está em falta, por exemplo, mesmo havendo unidades no estoque, gerando uma diferença entre o estoque real e o declarado.

Nas diversas formas de entrada e saída

Geralmente acontece quando um produto entra com uma unidade de medida e saí como outra. Um exemplo prático é a entrada de grandes caixas de sabão em pó e a saída de unidades de cada sabão. Nesse caso, é preciso converter essas unidades para não gerar um desalinhamento das informações. 

Nas operações de uso e consumo

Acontece quando uma empresa compra um produto para venda e acaba utilizando-o como uso e consumo sem realizar a mudança fiscal. Isso acaba gerando grandes problemas que, muito provavelmente, no futuro, precisarão ser corrigidos e explicados ao fisco.

Na logística reversa

O que acontece quando um produto é devolvido à sua empresa? A forma como você registra essa devolução, é essencial não apenas para a gestão da empresa, mas também para finalidades fiscais, afinal você terá um produto que saiu do estoque, retornou e que sairá novamente. Isso precisa estar claro para a fiscalização.

No controle de perdas

O que acontece com os itens que não têm saída? Você consegue registrar esses produtos? Nesse caso, é preciso emitir a nota fiscal de perda para que o valor do imposto recolhido seja o correto e sua empresa não acabe recebendo autos de infração.

Baixa de produtos inativos

E quando certo produto não é mais comercializado? O seu estoque remanescente precisa ter uma saída registrada fiscalmente e o código de cadastro do produto precisa se tornar inativo para evitar novas movimentações. Quando isso não acontece, o produto continua com saldo para a fiscalização mesmo ele não existindo mais na empresa.

O que deve ser feito para evitar esses riscos

Principalmente devido aos efeitos da pandemia de coronavírus, as empresas sentiram um grande impacto em suas operações diárias, dando ênfase aqui aos e-commerces. Com um alto volume de mercadorias entrando e saindo a toda hora, qualquer erro de estoque pode se transformar em multa ou penalidade.

Dessa forma, a melhor saída para evitar infrações é manter o controle periódico do estoque, tomando cuidado com a emissão de notas fiscais relativas a todo tipo de movimentação dos produtos — entrada, saída, baixa etc. Mais do que isso, é de grande valia realizar inventários constantes, e não apenas uma vez ao ano.

Manter o controle e realizar uma boa gestão de estoque é fundamental para a saúde de qualquer empresa, afinal de contas, caso haja divergências em relação ao estoque declarado ao fisco, a organização pode sofrer grandes perdas financeiras, além da própria falta de estabilidade e segurança, seja fiscal ou de gestão.

Quer aprender mais sobre estoques? Confira o artigo sobre estoque fiscal e estoque real!

O sócio da Destock, Lucas Brasil, participou ao lado da Christiane Ferraz, sócia da MF Consultores, de um ótimo bate papo no “Café com Contabilista”.

Organizado pelo Conselho Regional de Contabilidade de Minas Gerais, essa edição trouxe um dos temas mais solicitados pelos profissionais de contabilidade: tributação e SPED.

Na conversa, foi falado sobre:

  • A importância e a complexidade dos estoques
    • A atuação do fisco
    • A situação das empresas do SIMPLES Nacional
    • O que o fisco vê em relação aos estoques nas obrigações acessórias
    • O que gera risco fiscal
    • A importância dos Estoques na Restituição de ICMS-ST                             
  • O papel do Contador

Veja a conversa completa no YouTube do CRC-MG.

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