O tema “Compliance”, ou governança está em alta

Desde janeiro de 2022, a busca pelo termo ESG (Governança ambiental, social e corporativa, em sua sigla em inglês) no motor de pesquisa do Google aumentou em cinco vezes, segundo o Google Trends. Isso se deve a uma série de fatores que colocaram a governança em alta na agenda de muitas instituições, tais como:

1. Escândalos de corrupção e má gestão: Uma série de casos de corrupção e má gestão em empresas, governos e outras instituições levaram a um aumento da demanda por maior transparência e prestação de contas.

2. Pressão dos investidores: Os investidores estão cada vez mais exigentes em relação à governança das empresas em que investem, buscando garantir que elas estejam operando de forma sustentável e responsável.

3. Mudanças regulatórias: Regulamentações e leis estão cada vez mais exigentes em relação à governança de empresas.

Portanto, a governança é importante pois ajuda a garantir a transparência, a prestação de contas, a ética e a eficácia das instituições. Uma boa governança também pode aumentar a confiança dos investidores e melhorar o desempenho das empresas e organizações governamentais e não governamentais. Por essas razões, a governança continuará a ser um tema importante e em alta por muitos anos.

Dentro do setor varejista, o Compliance de Estoques pode ser considerado principal fator determinante da governança empresarial. Isso ocorre pois toda atividade exercida por uma empresa varejista é reflexo da sua gestão de estoques. Mas, o que é o compliance de estoques e qual sua relação com riscos empresariais?

Este artigo irá descrever o que é Compliance de Estoque, suas consequências para empresas e possíveis riscos empresariais que ele pode gerar.

O que é Compliance de Estoques

Compliance de estoques é um conjunto de práticas e procedimentos que visa assegurar que a gestão de estoques de uma empresa esteja em conformidade com leis, regulamentos, normas e padrões internos e externos aplicáveis.

Isso significa que as empresas devem adotar medidas para garantir a integridade e confiabilidade das informações relacionadas ao estoque. As medidas devem também garantir a legalidade e a transparência dos processos de gestão de estoques.

O compliance de estoques também inclui a adoção de medidas de controle interno para prevenir e detectar possíveis irregularidades e desvios no estoque, tais como fraudes, erros de contagem ou movimentações indevidas.

Em resumo, o objetivo do compliance de estoques é garantir que as empresas mantenham um gerenciamento eficaz e ético do estoque, assegurando a conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis e a manutenção da confiança dos seus stakeholders.

Profissionais do varejo adotando práticas de Compliance de Estoques

Compliance de estoques e riscos à conformidade

A conformidade com as leis e normas regulatórias é um fator importante na gestão de riscos empresariais. As empresas que não estão em conformidade com as normas podem enfrentar multas, sanções e até mesmo processos judiciais. Portanto, a adoção de práticas de Compliance de Estoques ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e normas aplicáveis, reduzindo o risco de sanções e multas.

Segundo pesquisa de 2020 do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), as fiscalizações estaduais aplicam mais de 192 mil autos de infração de ICMS por ano. Segundo a mesma pesquisa, esses autos geram mais de R$69 bilhões em multas para as empresas. Ainda, o IBPT afirma que 80% dos autos de infração de ICMS são aplicados em empresas de grande porte.

Números da fiscalização no Brasil, segundo IBPT (2020)

Os números demonstram o risco expressivo representado por ausência ou por problemas com compliance de estoques. Considerando que empresas de grande porte, por serem mais reguladas e visadas, não compram ou vendem produtos sem notas fiscais, pode-se concluir que boa parte das multas de ICMS são devidas a inconformidades nas obrigações acessórias e não necessariamente na sonegação do imposto.

Entre as inconformidades mais comuns dentro estão as diferenças entre estoque declarado e estoque real. Essas diferenças ocorrem por situações da operação que refletem na informação transmitida, como problemas de cadastro e falta de baixa de itens (caso queira saber mais, entre em nosso artigo que contém os oito principais motivos causadores de multas de ICMS).

Além dos significativos valores das multas de ICMS, prazos para defesa tendem a ser curtos. Ainda, como a responsabilidade fiscal é de cinco anos, a obtenção e análise de informações de exercícios anteriores pode ser demorada e trabalhosa. Ou seja, falta de Compliance de Estoques representa também trabalho excessivo para o Governo, demandando dias de dedicação para atendimento à fiscalização.

O Compliance de Estoques é fundamental e impacta a empresa como um todo

Acima foram citados os principais riscos ao setor de Compliance de uma empresa varejistas. Porém, o compliance de estoques afeta diretamente vários setores da organização. Isso ocorre porque o estoque é um elemento crítico para o funcionamento do negócio, afetando desde as operações diárias até a satisfação do cliente e a lucratividade da empresa.

Alguns dos principais setores, além do de Compliance, que são impactados pelo Compliance de Estoques em uma empresa varejista são:

1. Compras: O departamento de compras é responsável por garantir que os produtos necessários estejam disponíveis em estoque e que as negociações com fornecedores sejam feitas de forma transparente e legal. O compliance de estoques é fundamental para evitar compras excessivas ou inadequadas, o que pode levar a prejuízos financeiros e a perda de credibilidade junto aos fornecedores.

2. Logística: O setor de logística é responsável pelo fluxo de mercadorias desde a entrada no estoque até a entrega ao cliente. O compliance de estoques é fundamental para garantir que as mercadorias sejam armazenadas e movimentadas adequadamente, de acordo com as normas de segurança e regulamentações aplicáveis, evitando possíveis danos ou perdas.

3. Vendas: O setor de vendas é responsável por atender às demandas dos clientes e garantir a satisfação deles. O compliance de estoques é fundamental para garantir que os produtos estejam disponíveis em quantidade suficiente e em boas condições para venda, bem como para evitar problemas como produtos vencidos ou com defeito.

4. Financeiro: O setor financeiro é responsável por controlar os recursos financeiros da empresa e garantir a conformidade com as leis e regulamentações fiscais. O compliance de estoques é fundamental para garantir a acuracidade dos registros contábeis e evitar possíveis irregularidades, tais como roubo ou fraude.

Em resumo, o compliance de estoques afeta vários setores dentro de uma empresa varejista, sendo fundamental para garantir o bom funcionamento do negócio, a satisfação dos clientes, a lucratividade da empresa e a conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis.

Use tecnologia para evitar riscos

O uso de tecnologias pode ser uma estratégia eficaz para garantir o compliance de estoques em uma empresa. Isso porque as tecnologias permitem um maior controle e visibilidade sobre o estoque, além de automatizar processos e reduzir a possibilidade de erros humanos.

De código de barras à ferramentas de Business Intelligence e automação de processos, o uso de tecnologias pode ser uma estratégia eficaz para garantir o compliance de estoques, reduzindo a possibilidade de erros e irregularidades e permitindo a identificação de oportunidades de melhoria.

Por que as grandes empresas apresentam índice elevado de sonegação de ICMS?

Segundo a EY, a fiscalização no Brasil é uma das mais avançadas do mundo em termos de digitalização. Com tecnologias eficazes, ela é capaz de acompanhar de perto os contribuintes.

Como resultado, a fiscalização aplica mais de 193 mil autos de infrações de ICMS por ano no país, segundo levantamento do IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação).

O levantamento também aponta que esses autos de infrações representam R$ 69 bilhões de reais em multas. E deste valor, 80% correspondem a autos direcionados a grandes contribuintes.

Em um primeiro momento, você pode estar se perguntando: isso quer dizer que o ICMS é tão sonegado assim em grandes empresas?

Não exatamente.

Mesmo pagando suas obrigações principais corretamente, grandes contribuintes podem sofrer autos milionários por diferenças entre o estoque fiscal declarado e o estoque real.

Fluxograma demonstrando o impacto tributário da acuracidade de estoques
Figura: O impacto tributário da acuracidade de estoques

O impacto tributário da acuracidade de estoques

Isso mostra a importância do alinhamento entre estoque declarado e estoque real, pois, se não for bem acompanhado, este ponto pode significar a perda de milhares de reais em receita.

Os desafios na gestão de estoques fazem parte da operação de qualquer empresa que lida com movimentação de mercadorias. Assim como essa diferença entre os estoques.

No entanto, os impactos dessa diferença são preocupantes e vão muito além das multas:

1. Notificações e multas de grande valor

Diferenças no quantitativo de mercadorias se enquadram como omissão de informação. Por isso, compõem uma das multas mais rigorosas que a fiscalização pode aplicar. São autos de infrações de milhões de reais que podem aparecer como surpresa.

2. Trabalho excessivo para o Governo, mais do que para a própria empresa

Montar defesas, avaliar milhares de dados, construir planilhas… essas são algumas atividades não estratégicas que precisam ser feitas constantemente para evitar prejuízos com o fisco.

O resultado são mais horas trabalhando para o Governo do que para a própria empresa. Segundo o Banco Mundial, as empresas gastam quase 2 mil horas somente para calcular obrigações acessórias. Adicionar horas para atendimento ao fisco é ainda mais custoso.

3. O impacto da acuracidade de estoques para ESG

O tema ESG faz parte da agenda de todas as empresas, principalmente as de capital aberto. Boa governança implica em haver exatidão e transparência entre todos os temas corporativos. Por isso, para os estoques não seria diferente: estoques saudáveis são estoques conhecidos, e eles possuem impacto direto nas ações de ESG.

4. Dificuldade para aprovação de créditos tributários

Para recuperação de créditos de tributos como o ICMS-ST, o quantitativo de estoques funciona como base de apuração.

A diferença nos valores informados para Receita pode causar não apenas o indeferimento dos créditos, mas também chamar atenção do fisco para sua empresa e até gerar autos de infrações.

Para evitar essas consequências, buscar soluções para a acuracidade dos estoques é essencial.

Quer ter acuracidade em seus estoques? Entre em contato com a Destock clicando neste link: https://destock.com.br/#contato

A gestão de estoque traz vários desafios. Divergências de informações e problemas inerentes à operação fazem com que o período de transmissão do inventário fiscal seja de muita verificação e preocupação com a segurança da empresa frente ao Fisco.

A Destock já analisou mais de 150 mil arquivos SPED tendo como foco a qualidade das informações de estoque fiscal. Nós reunimos nesse artigo as situações mais comuns que ocasionam multas no inventário fiscal. Veja aqui, os principais fatores que geram multas no Bloco H.

O que é o Bloco H

O Bloco H é um dos blocos que faz parte da Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI) do SPED e destina-se a informar o inventário físico do estabelecimento. Ou seja, por meio do Bloco H, a Receita recebe informações sobre os quantitativos e valores de estoque existentes no período do balanço.

Por que o Bloco H é importante

A Receita utiliza das informações do inventário relatadas nos registros do Bloco H principalmente para verificar se as informações referentes às movimentações de estoque transmitidas ao longo do ano são verdadeiras e coincidem com o quantitativo de estoque do final do exercício. Ou seja, a fiscalização verifica se:

 
Ao somar o estoque inicial previamente informado com as entradas registradas no ano e deduzir as saídas, o valor obtido é igual ao informado no Bloco H.

Caso exista uma discrepância entre os valores informados o fisco pode autuar a empresa.

Prazos e penalidades

É importante se atentar a periodicidade do envio do inventário para não se expor às penalidades previstas no art. 57 da Lei nº 12.873/2013 (3% do valor das transações comerciais ou das operações financeiras no caso de informação omitida, inexata ou incompleta).

A periodicidade do envio do bloco H depende da situação da empresa. Em regra geral:

As empresas devem apresentar seu inventário anualmente, assim como a escrituração do Livro Registro de Inventário em papel. O inventário deverá ser apresentado no arquivo da EFD-ICMS/IPI até o segundo mês subsequente ao evento.

 Por exemplo, o Inventário realizado em 31/12/19 deverá ser apresentado na EFD-ICMS/IPI de período de referência fevereiro de 2020. 

Caso você informe seu inventário no mês de janeiro/2020, você deverá transmití-lo novamente em fevereiro.

Exceções:

  • Transmissão do inventário ao final de cada mês: Obrigatório para as empresas com CNAE- -Fiscal 4681-8/01 e 4681-8/02; opcional para as empresas que espontaneamente apresentar seus estoques; 
  • Transmissão do inventário nos meses de maio, agosto, novembro e fevereiro: Obrigatório para as empresas tributadas com base no Lucro Real Trimestral;
  • OUTROS PRAZOS: Mediante exigência legal específica ou determinação das secretarias de Fazenda;

Problemas identificados no inventário

A Receita gera relatórios analíticos com todas informações do Bloco H para identificar se há inconsistências.

A Receita gera relatórios analíticos com todas informações do Bloco H para identificar se há inconsistências.

A Receita atualmente dispõe de diversos cruzamentos de informações capazes de detectar todas as inconsistências que podem existir no estabelecimento. Quando se trata do Bloco H ou declaração de inventário, o fisco é capaz de identificar toda e qualquer inconformidade sobre a movimentação de estoque que possa ter acontecido ao longo do exercício.

Isso significa que os principais problemas que a fiscalização encontra no Bloco H são gerados muito antes da escrituração de seus registros. Na verdade, essas inconformidades vêm da operação e precisam ser regularmente fiscalizadas pela equipe fiscal/contábil da própria empresa.

Principais problemas a se atentar na movimentação de estoque e suas causas

1. Existência de itens com mesma descrição e códigos diferentes no estoque;

O cadastro de itens iguais em códigos diferentes causa um grande descontrole no estoque. Isso significa que certo item pode entrar com um código e ser vendido com outro. Dessa forma, o código de saída ficará com saldo negativo. O fisco entende isso como omissão de entrada, o que significa que a empresa está vendendo produtos que teoricamente não tinha. Já o código usado na entrada terá saldo excessivamente alto e, mais importante, diferente do que será apurado na contagem de inventário e informado no Bloco H. A fiscalização ao ver um item com saldo  maior do que foi informado no registro de inventário entende que houve omissões de saída, o que significa venda não informada de produtos.

Essa situação pode ter sua origem no cadastro dos produtos. É comum de acontecer cadastro de produtos com códigos do fornecedor ao invés do código interno da empresa. Também acontecem problemas no sistema de gestão que não identificam que aquele determinado produto já possui código cadastrado.

2. Falta de lançamento de notas fiscais;

Devido a alta demanda de trabalho, notas fiscais de entrada podem  não ser lançadas no sistema. Com isso, os produtos daquela nota serão vendidos sem que sua entrada seja registrada. Caso a nota não seja lançada no dia da entrada dos produtos, será gerado um saldo negativo e, no entendimento da fiscalização, ocorrerá omissão de entrada podendo assim incidir também em penalidades.

3. Desuso de um fator de conversão correto no sistema;

Ao cadastrar os produtos é sempre necessário se atentar ao fator de conversão utilizado. 

É muito importante que caso um produto seja cadastrado com determinada unidade de medida, ele seja vendido da mesma forma. Alguns estabelecimentos colocam o mesmo produto com unidades diferentes (por exemplo: caixa e unidade, ou m² e mm²) , gerando problemas.

Por solicitação do fisco, é recomendado que seja utilizada a menor unidade possível. Por exemplo, ao cadastrar uma caixa de 12 latas, é recomendado usar um fator de conversão que converta, no sistema, a caixa em 12 unidades. Dessa forma diminuindo o risco de gerar omissões e ocasionar em multas.

4. Uso de fragrâncias ou sabores;

No caso da venda de produtos com fragrâncias ou sabores, como sucos em pó, é comum de determinado item ser vendido no código de um semelhante mas com sabor diferente. Esse tipo de ocorrência gera omissões de entrada e saída. 

É importante saber que, para a fiscalização, pouco importa o sabor do produto. Essa informação é gerencial. Ou seja, se tratando de produtos com a mesma descrição, valor e fornecedor, esse código pode ser unificado.

5. Movimentação interna;

Em lojas onde também ocorre a produção de itens como alimentos é muito comum que, na falta de material para industrialização, ocorra o uso de itens originalmente direcionados para venda. No entanto, é necessário registrar esse uso no sistema. Caso contrário, a fiscalização pode interpretar como omissão de saída.

6. Utilização de CFOP indevido/incorreto;

O cadastro do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) da movimentação é essencial para apuração do estoque fiscal. Existem códigos que não movimentam estoque por exemplo, códigos de uso e consumo como o 1556. É crucial que o CFOP esteja de acordo com a movimentação realizada. Compras de materiais que não são comercializados usando CFOP que movimenta estoque gera omissões de saída.

7. Baixa de produtos inativos;

Ao tomar a decisão de deixar de comercializar certo produto, é essencial que a baixa em seu estoque remanescente seja registrada. Caso isso não aconteça corretamente, ao não registrar esse produto no Bloco H, a fiscalização pode entender que houve omissões de saída.

8. Perdas e roubo.

O último grande fator que causa problemas na movimentação de estoques é a falta de lançamento de produtos que sofreram perdas como fim da vida útil ou danos quando manipulados. Produtos com baixa vida útil e alto índice de roubos devem ser bem acompanhados e gerenciados para evitar ainda mais problemas com multas. 

O que pode ser feito para evitar autuações no inventário

Percebe-se que os principais motivos para multas ou autuações aplicadas nos estoques são apontadas pelo Bloco H, ou livro de inventário, mas são gerados na operação ao longo do exercício. Para evitar tais efeitos, é muito importante acompanhar continuamente a realidade fiscal dos estoques, que é muitas vezes negligenciada. 

Busque avaliar a qualidade da informação que está sendo transmitida para a fiscalização, identificar oportunidades de melhoria nos arquivos e fazer alterações necessárias na operação para que o problema não continue ocorrendo.

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