A má gestão dos estoques pode ocasionar mais do que simples gargalos operacionais. Quando se fala em controle de estoque sob o ponto de vista fiscal, fica claro que não ter um domínio desses dados acaba se transformando em ônus para a empresa, que terá que arcar com possíveis autos de infração devido a inconsistências relacionadas a obrigações fiscais.
Nesse sentido, é primordial que você entenda que todos os dados gerados pelo estoque devem ser controlados minuciosamente tendo como base a legislação fiscal. Ainda, vale dizer que a própria fiscalização também vem se reinventando durante a Era Digital, portanto saber como comunicar essas informações corretamente fará total diferença no resultado da companhia.
Para entender mais sobre os impactos do estoque na parte fiscal da sua empresa, além de saber como ter uma governança dos dados gerados, leia este texto até o fim!
Controle de estoque sob o foco fiscal
Sabe-se que o controle de estoque é essencial, tendo em vista o alcance de resultados gerenciais e o próprio desempenho da organização, além, é claro, desse controle afetar diretamente a determinação de lucros. Portanto, o registro dos estoques, matérias-primas e outros insumos é indispensável para empresas de qualquer porte.
Contudo, diante das transformações tecnológicas e digitais da sociedade, o fisco também vem sofrendo mudanças, o que faz com que os processos de fiscalização sejam intensificados e que as auditorias eletrônicas sejam cada vez mais recorrentes. Para se ter ideia, o fisco já conta com tecnologia capaz de realizar auditorias com o uso de inteligência artificial, por exemplo, gerando dados de forma automática.
E o que isso significa para a sua empresa? Isso quer dizer que controlar o estoque não é mais uma obrigação secundária. Ter um controle preciso dos estoques é fundamental para mitigar riscos fiscais, uma vez que, a partir desse controle, a fiscalização realizará operações de cruzamento de estoque, capazes de averiguar a consistência das informações prestadas.
Como o estoque pode gerar risco fiscal
Como dissemos, a forma como a sua empresa lida com os dados do estoque, além, é claro, do próprio estoque físico, pode resultar em penalidades fiscais. Veja alguns pontos que podem gerar esse risco.
No cadastramento de produtos
Quando um mesmo produto, com a mesma descrição, tem mais de um código de entrada, isso gera um desalinhamento de informações do estoque. Nesse caso, a fiscalização vai entender que determinado produto está em falta, por exemplo, mesmo havendo unidades no estoque, gerando uma diferença entre o estoque real e o declarado.
Nas diversas formas de entrada e saída
Geralmente acontece quando um produto entra com uma unidade de medida e saí como outra. Um exemplo prático é a entrada de grandes caixas de sabão em pó e a saída de unidades de cada sabão. Nesse caso, é preciso converter essas unidades para não gerar um desalinhamento das informações.
Nas operações de uso e consumo
Acontece quando uma empresa compra um produto para venda e acaba utilizando-o como uso e consumo sem realizar a mudança fiscal. Isso acaba gerando grandes problemas que, muito provavelmente, no futuro, precisarão ser corrigidos e explicados ao fisco.
Na logística reversa
O que acontece quando um produto é devolvido à sua empresa? A forma como você registra essa devolução, é essencial não apenas para a gestão da empresa, mas também para finalidades fiscais, afinal você terá um produto que saiu do estoque, retornou e que sairá novamente. Isso precisa estar claro para a fiscalização.
No controle de perdas
O que acontece com os itens que não têm saída? Você consegue registrar esses produtos? Nesse caso, é preciso emitir a nota fiscal de perda para que o valor do imposto recolhido seja o correto e sua empresa não acabe recebendo autos de infração.
Baixa de produtos inativos
E quando certo produto não é mais comercializado? O seu estoque remanescente precisa ter uma saída registrada fiscalmente e o código de cadastro do produto precisa se tornar inativo para evitar novas movimentações. Quando isso não acontece, o produto continua com saldo para a fiscalização mesmo ele não existindo mais na empresa.
O que deve ser feito para evitar esses riscos
Principalmente devido aos efeitos da pandemia de coronavírus, as empresas sentiram um grande impacto em suas operações diárias, dando ênfase aqui aos e-commerces. Com um alto volume de mercadorias entrando e saindo a toda hora, qualquer erro de estoque pode se transformar em multa ou penalidade.
Dessa forma, a melhor saída para evitar infrações é manter o controle periódico do estoque, tomando cuidado com a emissão de notas fiscais relativas a todo tipo de movimentação dos produtos — entrada, saída, baixa etc. Mais do que isso, é de grande valia realizar inventários constantes, e não apenas uma vez ao ano.
Manter o controle e realizar uma boa gestão de estoque é fundamental para a saúde de qualquer empresa, afinal de contas, caso haja divergências em relação ao estoque declarado ao fisco, a organização pode sofrer grandes perdas financeiras, além da própria falta de estabilidade e segurança, seja fiscal ou de gestão.
Quer aprender mais sobre estoques? Confira o artigo sobre estoque fiscal e estoque real!
