A gestão de estoque traz vários desafios. Divergências de informações e problemas inerentes à operação fazem com que o período de transmissão do inventário fiscal seja de muita verificação e preocupação com a segurança da empresa frente ao Fisco.

A Destock já analisou mais de 150 mil arquivos SPED tendo como foco a qualidade das informações de estoque fiscal. Nós reunimos nesse artigo as situações mais comuns que ocasionam multas no inventário fiscal. Veja aqui, os principais fatores que geram multas no Bloco H.

O que é o Bloco H

O Bloco H é um dos blocos que faz parte da Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI) do SPED e destina-se a informar o inventário físico do estabelecimento. Ou seja, por meio do Bloco H, a Receita recebe informações sobre os quantitativos e valores de estoque existentes no período do balanço.

Por que o Bloco H é importante

A Receita utiliza das informações do inventário relatadas nos registros do Bloco H principalmente para verificar se as informações referentes às movimentações de estoque transmitidas ao longo do ano são verdadeiras e coincidem com o quantitativo de estoque do final do exercício. Ou seja, a fiscalização verifica se:

 
Ao somar o estoque inicial previamente informado com as entradas registradas no ano e deduzir as saídas, o valor obtido é igual ao informado no Bloco H.
 

Caso exista uma discrepância entre os valores informados o fisco pode autuar a empresa.

Prazos e penalidades

É importante se atentar a periodicidade do envio do inventário para não se expor às penalidades previstas no art. 57 da Lei nº 12.873/2013 (3% do valor das transações comerciais ou das operações financeiras no caso de informação omitida, inexata ou incompleta).

A periodicidade do envio do bloco H depende da situação da empresa. Em regra geral:

As empresas devem apresentar seu inventário anualmente, assim como a escrituração do Livro Registro de Inventário em papel. O inventário deverá ser apresentado no arquivo da EFD-ICMS/IPI até o segundo mês subsequente ao evento.

 Por exemplo, o Inventário realizado em 31/12/19 deverá ser apresentado na EFD-ICMS/IPI de período de referência fevereiro de 2020. 

Caso você informe seu inventário no mês de janeiro/2020, você deverá transmití-lo novamente em fevereiro.

Exceções:

• Transmissão do inventário ao final de cada mês: Obrigatório para as empresas com CNAE- -Fiscal 4681-8/01 e 4681-8/02; opcional para as empresas que espontaneamente apresentar seus estoques; 
• Transmissão do inventário nos meses de maio, agosto, novembro e fevereiro: Obrigatório para as empresas tributadas com base no Lucro Real Trimestral;
• OUTROS PRAZOS: Mediante exigência legal específica ou determinação das secretarias de Fazenda;

Problemas identificados no inventário

A Receita atualmente dispõe de diversos cruzamentos de informações capazes de detectar todas as inconsistências que podem existir no estabelecimento. Quando se trata do Bloco H ou declaração de inventário, o fisco é capaz de identificar toda e qualquer inconformidade sobre a movimentação de estoque que possa ter acontecido ao longo do exercício.

Isso significa que os principais problemas que a fiscalização encontra no Bloco H são gerados muito antes da escrituração de seus registros. Na verdade, essas inconformidades vêm da operação e precisam ser regularmente fiscalizadas pela equipe fiscal/contábil da própria empresa.

Principais problemas a se atentar na movimentação de estoque e suas causas

1. Existência de itens com mesma descrição e códigos diferentes no estoque;

O cadastro de itens iguais em códigos diferentes causa um grande descontrole no estoque. Isso significa que certo item pode entrar com um código e ser vendido com outro. Dessa forma, o código de saída ficará com saldo negativo. O fisco entende isso como omissão de entrada, o que significa que a empresa está vendendo produtos que teoricamente não tinha. Já o código usado na entrada terá saldo excessivamente alto e, mais importante, diferente do que será apurado na contagem de inventário e informado no Bloco H. A fiscalização ao ver um item com saldo  maior do que foi informado no registro de inventário entende que houve omissões de saída, o que significa venda não informada de produtos.

Essa situação pode ter sua origem no cadastro dos produtos. É comum de acontecer cadastro de produtos com códigos do fornecedor ao invés do código interno da empresa. Também acontecem problemas no sistema de gestão que não identificam que aquele determinado produto já possui código cadastrado.

2. Falta de lançamento de notas fiscais;

Devido a alta demanda de trabalho, notas fiscais de entrada podem  não ser lançadas no sistema. Com isso, os produtos daquela nota serão vendidos sem que sua entrada seja registrada. Caso a nota não seja lançada no dia da entrada dos produtos, será gerado um saldo negativo e, no entendimento da fiscalização, ocorrerá omissão de entrada podendo assim incidir também em penalidades.

3. Desuso de um fator de conversão correto no sistema;

Ao cadastrar os produtos é sempre necessário se atentar ao fator de conversão utilizado. 

É muito importante que caso um produto seja cadastrado com determinada unidade de medida, ele seja vendido da mesma forma. Alguns estabelecimentos colocam o mesmo produto com unidades diferentes (por exemplo: caixa e unidade, ou m² e mm²) , gerando problemas.

Por solicitação do fisco, é recomendado que seja utilizada a menor unidade possível. Por exemplo, ao cadastrar uma caixa de 12 latas, é recomendado usar um fator de conversão que converta, no sistema, a caixa em 12 unidades. Dessa forma diminuindo o risco de gerar omissões e ocasionar em multas.

4. Uso de fragrâncias ou sabores;

No caso da venda de produtos com fragrâncias ou sabores, como sucos em pó, é comum de determinado item ser vendido no código de um semelhante mas com sabor diferente. Esse tipo de ocorrência gera omissões de entrada e saída. 

É importante saber que, para a fiscalização, pouco importa o sabor do produto. Essa informação é gerencial. Ou seja, se tratando de produtos com a mesma descrição, valor e fornecedor, esse código pode ser unificado.

5. Movimentação interna;

Em lojas onde também ocorre a produção de itens como alimentos é muito comum que, na falta de material para industrialização, ocorra o uso de itens originalmente direcionados para venda. No entanto, é necessário registrar esse uso no sistema. Caso contrário, a fiscalização pode interpretar como omissão de saída.

6. Utilização de CFOP indevido/incorreto;

O cadastro do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) da movimentação é essencial para apuração do estoque fiscal. Existem códigos que não movimentam estoque por exemplo, códigos de uso e consumo como o 1556. É crucial que o CFOP esteja de acordo com a movimentação realizada. Compras de materiais que não são comercializados usando CFOP que movimenta estoque gera omissões de saída.

7. Baixa de produtos inativos;

Ao tomar a decisão de deixar de comercializar certo produto, é essencial que a baixa em seu estoque remanescente seja registrada. Caso isso não aconteça corretamente, ao não registrar esse produto no Bloco H, a fiscalização pode entender que houve omissões de saída.

8. Perdas e roubo.

O último grande fator que causa problemas na movimentação de estoques é a falta de lançamento de produtos que sofreram perdas como fim da vida útil ou danos quando manipulados. Produtos com baixa vida útil e alto índice de roubos devem ser bem acompanhados e gerenciados para evitar ainda mais problemas com multas. 

O que pode ser feito para evitar autuações no inventário

Percebe-se que os principais motivos para multas ou autuações aplicadas nos estoques são apontadas pelo Bloco H, ou livro de inventário, mas são gerados na operação ao longo do exercício. Para evitar tais efeitos, é muito importante acompanhar continuamente a realidade fiscal dos estoques, que é muitas vezes negligenciada. 

Busque avaliar a qualidade da informação que está sendo transmitida para a fiscalização, identificar oportunidades de melhoria nos arquivos e fazer alterações necessárias na operação para que o problema não continue ocorrendo.