Quando se trata de varejo, a palavra “perdas” geralmente evoca imagens de furtos, roubos e atividades ilícitas. No entanto, existe uma categoria igualmente prejudicial, porém muitas vezes negligenciada, de perdas: as perdas por ineficiências operacionais. Problemas com cadastro de produtos e ineficiências operacionais geram perdas significativas para o varejo. Dessa forma, neste artigo exploramos como as ineficiências operacionais afetam o varejo e por que o cadastro inadequado de produtos é uma preocupação central nesse cenário.

Ineficiências operacionais: muito além do óbvio

As ineficiências operacionais no varejo podem ser comparadas a goteiras persistentes, gradualmente minando os lucros e prejudicando a experiência do cliente. Embora muitas vezes sejam menos visíveis do que os furtos, essas ineficiências podem representar uma parcela significativa das perdas totais de uma empresa. Segundo o Portal Prevenir Perdas, em média, 20% das perdas totais ocorrem em razão de ineficiências operacionais. Portanto, vamos analisar alguns exemplos de ineficiências operacionais e suas consequências:

1. Recebimento de produtos não cadastrados

Imagine a seguinte situação: uma nova remessa de produtos chega à loja, mas, devido a problemas de comunicação, os itens não foram cadastrados corretamente no sistema. Isso resulta em dificuldades para rastrear os produtos, atualizar os níveis de estoque e precificar adequadamente os itens. Como resultado, a loja pode perder vendas devido à falta de disponibilidade de produtos e enfrentar dificuldades na gestão do estoque. Ainda, a ruptura operacional gera insatisfação do cliente. Por fim, o produto pode permanecer em local não apropriado aguardando sua regularização e deteriorar ou ocorrer quebras.

2. Utilização de fator de conversão das unidades

O uso inadequado de fatores de conversão de unidades pode levar a erros graves na precificação e na gestão de estoque. Por exemplo, se um produto é vendido tanto em unidades individuais quanto em pacotes maiores, a aplicação errônea dos fatores de conversão pode resultar em preços incorretos e registros de estoque imprecisos. Além disso, essa diferença acarreta riscos fiscais graves que podem acarretar em fiscalizações dos SPEDs mensais.

3. Produtos com mais de um código

Quando um produto é registrado no sistema com múltiplos códigos diferentes, surgem complicações na hora de rastrear as vendas e gerenciar o estoque. Isso pode levar a discrepâncias entre as quantidades registradas e as quantidades reais de produtos, impactando a capacidade da loja de atender à demanda dos clientes.

4. Transformação de produtos

A modificação de produtos antes da venda é comum em alguns segmentos do varejo. Se essas transformações não forem devidamente registradas, a loja pode enfrentar dificuldades para rastrear os custos de produção, determinar preços adequados e avaliar a rentabilidade desses produtos transformados.

5. Cadastro indevido de NCM

Cadastros incorretos de NCM podem resultar em problemas tributários e fiscais, além de afetar o fluxo de caixa da empresa. Erros nesse aspecto podem levar a multas e atrasos na liberação de mercadorias.

6. Erros na leitura de código de barras

Erros na leitura de códigos de barras podem levar a registros de vendas equivocados, problemas no controle de estoque e dificuldades na conciliação de transações. Isso pode resultar em desvios entre o estoque registrado no sistema e o estoque físico.

Investindo na eficiência operacional

É evidente que as ineficiências operacionais podem ter um impacto substancial nas operações varejistas e nos resultados financeiros. Felizmente, a boa notícia é que é possível evitar ou corrigir muitas dessas ineficiências com medidas relativamente simples. A seguir, discutimos como a redução dessas ineficiências pode ser uma alternativa vantajosa em relação a outros investimentos para prevenção de perdas:

1. Baixo custo de implementação: Ao contrário de medidas de segurança que muitas vezes requerem investimentos significativos em sistemas de vigilância ou segurança, aprimorar a eficiência operacional muitas vezes exige principalmente melhorias nos processos internos e treinamento da equipe.
2. Retorno de longo prazo: Investir na melhoria dos processos de cadastro de produtos e outras áreas operacionais não só reduz perdas imediatas, mas também contribui para resultados sustentáveis a longo prazo, aumentando a precisão do estoque, a satisfação do cliente e a eficiência geral da empresa.
3. Experiência do cliente: Produtos corretamente cadastrados e preços precisos levam a uma melhor experiência do cliente. Clientes satisfeitos são mais propensos a voltar e a recomendar a loja a outras pessoas.
4. Redução de multas e penalidades: O cadastro correto de informações, como NCM, evita problemas com as autoridades fiscais, reduzindo o risco de multas e penalidades.

Olhe para dentro de casa para reduzir perdas

Em resumo, as perdas por ineficiências operacionais no varejo são uma realidade muitas vezes subestimada, mas que merece atenção. Investir na otimização dos processos internos, especialmente no que diz respeito ao cadastro de produtos, não só pode reduzir perdas significativas, mas também melhorar a experiência do cliente e a saúde financeira da empresa. Em um ambiente altamente competitivo, as empresas varejistas não podem dar ao luxo de ignorar essas oportunidades de melhoria que podem fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso. É exatamente por isso que empresas já presentes na nova era da Prevenção de Perdas utilizam tecnologia e informação para guiar estratégias de correção de ineficiências operacionais.

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